Software op maat

Zelfrijdende auto's, magazijnrobots, slimme thermostaten: je hoort tegenwoordig regelmatig geluiden over technologie die de werkzekerheid van mensen in bepaalde beroepsgroepen in gevaar brengt. Computers zijn nu eenmaal héél goed en snel in precisiewerk – duizenden malen efficiënter zelfs dan mensen. Maar automatisering betekent niet automatisch dat we onze banen gaan verliezen; integendeel, procesoptimalisatie door automatisering, of procesautomatisering, kan jou juist de repetitieve taken uit handen nemen, zodat jij je kan focussen op het werk dat je wél leuk vindt.

En dat niet alleen: door bijvoorbeeld vaak terugkerend en tijdrovend administratief werk, zoals het invullen van rapporten of formulieren, eenmalig goed vast te leggen en vervolgens (deels) te automatiseren, voorkom je fouten en inconsistenties. De tijd-, productiviteits- en kwaliteitswinst die dat oplevert, zie je terug in de cijfers.

Nodeloze papierwinkel

Een concreet en pragmatisch voorbeeld van procesautomatisering is dat van de onderhoudsmonteur:

1. Er wordt telefonisch een melding gedaan.
2. De secretaresse plant een afspraak en noteert handmatig alle gegevens voor de monteur.
3. De monteur neemt de opdracht door en inventariseert de beschikbare onderdelen en het benodigde gereedschap.
4. Na de afspraak werkt hij de onderdelenlijst bij en noteert hij de werktijd, de kilometerstand en andere relevante informatie op papier.
5. De volgende ochtend levert hij het papier in op kantoor.
6. De secretaresse verwerkt de gegevens handmatig in het systeem en bestelt eventuele niet voorradige verbruiksmiddelen.
7. Ze stelt een factuur op en stuurt deze naar de klant.

Verschillende stappen in bovenstaand scenario brengen een groot risico op miscommunicatie of menselijke fouten met zich mee. Bovendien kunnen ze sneller en efficiënter. Juist die stappen kunnen in de meeste gevallen worden geautomatiseerd of gedigitaliseerd.

Direct synchroniseren met kantoor

De meest voor de hand liggende oplossing in dit voorbeeld is de papieren formulieren vervangen met een smartphone of tablet, die de informatie direct synchroniseert met het systeem op kantoor. Dat noemen we procesdigitalisering. Daarbij gaat het niet alleen om de overgang van papier naar digitaal, maar ook het te allen tijde beschikbaar maken van de informatie via de cloud. Zo ben je bovendien beter berekend op onvoorziene situaties, zoals bijvoorbeeld ziekteverzuim.

Een logische uitbreiding op de mobiele apparaten zou zijn: het automatisch registreren van de gereden kilometers, het aanvullen van de voorraad, zodra deze dreigt op te raken, en het opstellen, versturen en opvolgen van de facturen. Hoe minder informatie handmatig wordt ingevoerd, hoe minder fouten er worden gemaakt en hoe gestroomlijnder de app, hoe efficiënter het hele proces verloopt.

Een logische uitbreiding op de mobiele apparaten zou zijn: het automatisch registreren van de gereden kilometers, het aanvullen van de voorraad, zodra deze dreigt op te raken, en het opstellen, versturen en opvolgen van de facturen. Hoe minder informatie handmatig wordt ingevoerd, hoe minder fouten er worden gemaakt en hoe gestroomlijnder de app, hoe efficiënter het hele proces verloopt.

Software op maat

Er zijn weliswaar talloze softwarepakketten beschikbaar, waarmee bepaalde algemene processen kunnen worden geoptimaliseerd of zelfs geautomatiseerd. Software toegespitst op jouw specifieke bedrijfsprocessen en eisen blijft echter meestal afhankelijk van maatwerk.

Procesoptimalisatie ≠ procesautomatisering

Hoewel het wel degelijk om een groot aandeel gaat, moeten we erbij zeggen dat het optimaliseren van bedrijfsprocessen meer is dan alleen het automatiseren en uit handen geven van werkzaamheden of het digitaliseren door het vervangen van papieren formulieren met een digitale tegenhanger; ook het doorbreken van 'vastgeroeste' patronen of denkwijzen en het updaten van oude workflows hoort bij procesoptimalisatie.

Organisaties schalen op, maar verliezen daarbij soms bestaande knelpunten uit het oog. Dikwijls helpt het al wanneer er een buitenstaander meekijkt en jouw huidige werkwijzen nauw onder de loep neemt.